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仕事に追われる日々からの脱出方法 その6

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「自分一人でやる大事な仕事の見極め方」
仕事に追われている多忙なビジネスパーソンの多くは「自分一人でやる大事な仕事」をついつい見失い目の前の急ぎの仕事に取りかかってばかりいて成果があまり上がらない状況に追い込まれていることが多いです。

仕事を「重要度」と「緊急度」で整理してみると4種類に区分されます。その4種類の仕事の優先順位を付けると次のようになります。

➀重要で緊急な仕事(クレーム、問合せ、取引先や上司からの突発な依頼など)
➁重要だが緊急でない仕事(重要取引先からの依頼、業務改革、新規顧客開拓など)
➂重要ではないが緊急な仕事(上司からの突然のヘルプ命令、同僚からの相談など)
➃重要でもなく緊急でもない仕事(報告書作成、書類整理、経費精算など)

➀の重要で緊急な仕事ばかりをしている人は仕事のやり方に問題を抱えているか組織の仕事のやり方に問題を抱えている可能性が高いです。クレームは仕事の質が低かったことに起因することが多いです。仕事の質はその仕事に必要な業務時間をキチンとかけないと高く出来ません。➁の重要だが緊急でない仕事を行うのに必要な時間を確保出来ないくらい➀の重要で緊急な仕事に追われていると➁の仕事が期限ギリギリのヤッツケ仕事になってしまい質が低くなったり期限に間に合わなかったりして結果クレームを招いてしまいます。そのように➀の仕事が多発して悪循環から抜け出せない状態が続いていると生産性は上がりません。

また、➀の「取引先や上司からの突発の依頼」は日々のコミュニケーション密度が低いことに起因していることが多いです。コミュニケーションをメールに頼っている人はコミュニケション密度が低くなります。文字情報だけでは正確で誤解のないコミュニケーションは不可能です。何故ならコミュニケーションは非言語(顔の表情、声の高低、ジェスチャーなど)が80%で、言語による部分は20%しかないとコミュニケーション学者達は言っています。20%しかない言語によるコミュニケーションの内訳は「聞く」が45%(コミュニケーション全体の9%)、「話す」が30%(同6%)で音声によるコミュニケーションが75%(同15%)です。文字を使う「読む」が15%(同3%)、「書く」が10%(同2%)と文字によるコミュニケーションは25%(同5%)しかないのです。メールで出来るコミュニケーションはコミュニケーション全体の僅か5%しかないので必要最低限の意思疎通がキチンと出来ないことを理解しないまま「メールで意思疎通がはかれていると錯覚している」のが現実です。当然に取引先や上司は発信者の考えや想いをキチンと理解することは出来ないため誤解や勘違いが発生し「突発の依頼」が量産されます。
従って、コミュニケーションを面談(ビデオ会議やWeb会議を含む)で行いコミュニケーション密度を高めることが極めて重要になります。IT時代であってもFace to Faceがビジネスにおいては極めて重要なのです。加えて、面談によるコミュニケーションの質を高めるためには「コミュニケションコントロールスキル(弊社HPブログの2016.6.11版参照)」を磨くことで「突発の依頼」を激減させることが可能になります。

➁の「重要だが緊急ではない仕事」に必要十分な時間をキチンと確保できるようになることが「自分一人でやる重要な仕事を見極める」上での必要条件です。この必要十分な時間が確保できるようになると前述した「ヤッツケ仕事」が減りクレームや取引先や上司からのヤリ直し指示が減り生産性向上の好循環が生まれます。
そうなると「重要だが緊急ではない仕事」の優先順位をジックリ検討する時間が確保出来るようになります。検討ポイントは成果が大きいと期待出来る仕事を優先する事です。民間企業であれば「利益」で公共団体であれば「効果」です。

「成果が大きい仕事」はどのような組織でも「時間と労力が必要な難易度の高い仕事」です。その為実現するには長期計画が不可欠です。よって、仕事の期限を十分に検討した上で決定する必要がありその為には関係者との協議(コミュニケーション)をシッカリと行うことが肝要です。

その結果策定した長期計画を月単位、週単位に細分化し、担当者ごとに週単位の仕事を割り振り毎週進捗確認しながら「遅延」の防止に努めることが大切です。
「自分一人でやる重要な仕事」とは正にこの仕事なのです。この仕事を日々のスケジューラーにキチンと落とし込み自分が1日の中で一番業務効率が高まる時間帯に設定することで仕事の質が上がり成果が高まります。「成果が大きい仕事」に取り組んでいる時にベータエンドルフィン(別名脳内モルヒネ、弊社HPブログ2016.3.23版参照)という脳内ホルモンの分泌が活発になりやる気が充満してきます。そうなるとしめたものです。アイデアがドンドン湧き出し生産性が加速度的に高まり結果仕事の充足感に浸る日々が続くことになります。弊社でお伝えしている「今日の大事な仕事」は「自分一人でやる重要な仕事」ですが、仕事に追われていて「仕事の成果」を吟味する時間を持ちたくても持てない人が増加している厳しい時代になっています。だからこそ、勇気を持って定期的に立ち止まって「仕事の成果」をジックリ吟味し「自分一人でやる重要な仕事」を明確に捉えるアクションが最重要ポイントになります。一人でも多くのビジネスパーソンが「今日の大事な仕事」をハッキリと見据えて日々を楽しく過ごされるようになる事を願っております。(H.IGA)

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