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仕事に追われる日々からの脱出方法 その5

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「集中力をお互いに中断させないルール」が生産性を高めてくれます。
集中力が仕事の生産性を高める要素であることは誰もが同感すると思います。しかしながら、仕事に集中出来る時間をキチンと取れるビジネスパーソンは非常に恵まれた人だと思います。標準的コア勤務時間の午前9時〜午後5時の時間帯はメールが届いたり、電話が来たり、上司や同僚から突然話しかけられたりして集中して仕事に没頭できる職務環境にない人が殆んどです。その為、散漫な脳の状態で仕事をしているので効率的に業務をこなし質の高い仕事をするのが困難な状況から抜け出せないでいます。

弊社のワークコントロールノウハウは「集中して仕事が出来る環境」を組織的な取り組みにより作り出すことで生産性を飛躍的向上させる手法です。
集中力は平均的には90分持続すると言われています。訓練によって120分まで延ばすことが出来るそうです。従って、1日の勤務時間の中で集中できる90分を確保出来るようにすると極めて効率的で質の高い仕事を行うことが可能になります。しかし、先ほど述べたとおり現実の職務環境では様々な中断行為により30分も集中して仕事が出来ないのが実態です。

OUTLOOKやサイボウズなどのスケジューラーを導入している組織が多くなっていますが、その活用方法は組織的には会議招集がメインになっている組織が大半です。
弊社が提唱しております「自分一人でする大事な仕事」を集中して90分行える環境が実現出来ますと1日の生産性は驚くほど高まります。その為には職場のメンバーがお互いに「自分一人でする大事な仕事をしている時はお互いに業務を中断させないように声がけしたり電話をかけたりメールを送らない」というルールを取り決めるだけで格段に集中できる時間が長くなります。

具体的には各自のスケジューラーに「大事な仕事をしている時間を入力しお互いに判別し易いように色を決め(例えばオレンジ色)連絡を取る前に相手のスケジューラーを確認しオレンジの時間は連絡を見合わせる」ルール(例えば1日2時間を上限とする)を徹底します。邪魔されずに集中して仕事ができる気持ち良い職務環境を実体験すると相手に対しても同様の対応が自然と出来るようになり組織内で必ず定着してゆきます。某大手電機メーカー様のホワイトカラー部門の導入事例では導入から約2年で総労働時間が15%も削減出来ました。

取引先等からの電話やメールはコントロール出来ませんが携帯電話であればバイブ無しのマナーモードにしたりデスクトップにメール着信告知が出ない設定にすることで中断をかなり防止することが出来ます。
集中して仕事に取り組んでいる時間を毎日キチンと確保できるようになると自然と「自分一人でやる今日の大事な仕事を見極める力」=「仕事の優先順位付け力」が高まります。加えて、集中して仕事に取り組めるので脳が活性化し「βエンドルフィン」というホルモン(別名脳内モルヒネ)の分泌が増加し脳が活動をポジティブになりモチベーションがアップします。

「パレートの法則(重要なことの上位20%を行えばやらなけらばならないと思っていること全てを行った場合の成果の80%は達成出来てしまう)のとおり「自分一人でやる大事な仕事を集中して90分(7時間労働の21%)」行えれば1日の仕事の成果の80%は達成出来てしまうのです。

少しでも多くの組織が「自分一人でする大事な仕事をスケジューラーに入力してお互いにその時間は邪魔をしない」ルールを導入していだだけることを願っております。

「自分一人でする重要な仕事」を日々キチンと見極めて仕事のスケージューリングが出来ることが上記のルールの成果を高めるためには必要ですが、弊社HPではその見極め力のレベルが判定できる「業務基礎スキル診断」を無料でご提供させていただておりますので是非ご利用頂けますと幸甚でございます。(H.IGA)

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