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仕事に追われる日々からの脱出方法 その4

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「自分一人でやる仕事」をキチンと把握することで仕事の遅延や質の低下を防止することが出来ます。結果、生産性が高まり労働時間の短縮がはかれます。仕事を「誰がやる仕事か」という視点で見ると「自分一人でやる仕事」と「他人と共同してやる仕事」の2種類しかありません。ところが、ほとんどのビジネスパーソンは「自分一人でやる仕事」を手帳やスケジューラーに記載していません。会議や商談などの「他人と共同してやる仕事」しか記載していないのが一般的で1日の予定が「他人と共同してやる仕事」で埋め尽くされている人も少なくありません。そのような時間管理では「自分一人でやる仕事(会議や商談資料の作成、企画書作成など)」をやる時間が把握できていないので残業して行うことになりその状態が慢性化していると「期限に間に合わない(遅延)」か「無理やり間に合わせるためにやっつけ仕事になる(質の低下)」という生産性の低い状態が続き結果成約率の低下、人事評価の低下など「望まない結果」をもたらしてしまいます。加えて、弊社の研修受講者データでは「突発的に発生する仕事」が1日の25%を占めています。突発が起きるのはコア勤務時間帯が殆どですので「自分一人でやる仕事」をするのは残業時間帯にずれ込むことになり「遅延」と「質の低下」を加速させます。

そのように 仕事に追われている人は1つ1つの仕事の必要性や重要性をあまり吟味することなく仕事に取りかかっている人が多いです。上司から頼まれた仕事や取引先から頼まれた仕事を優先して「自分の一人でやる仕事の中でも重要な仕事」を後廻しにしまいがちです。「自分の一人でやる仕事の中でも重要な仕事」とは会社や組織から自分に与えられた役割や使命をキチンと果たす為にやらなければならない仕事です。マネジメントクラスの場合は、「人材育成」、「組織活性化」、「長時間労働の削減」、「生産性向上を実現する為の業務改革(例えばワークシェアの実現)」などの「リソーセスワーク」があります。この「リソーセスワーク」は業績(パフォーマンス)を向上を実現させるドライバー(推進力)なので、最優先ワークなのですが、目の前にある「他人から頼まれた仕事」をやり続けている人が大半です。それで期待以上のパフォーマンスを実現出来るのであれば良いのですが、時代の革新スピードの方が格段に速い為時代に遅れないように追ついていくのが精一杯で、業績目標を何とか達成している状況だと思います。いつまで経ってもオーバードライブは出来ません。

「嫌われる勇気」の本が売れているのはビジネスパーソンの多くが「仕事に追われる日々から脱出する」為に生産性を高めてワークライフバランスを実現したいと切実に思っている現れだと思います。我が国のビジネススタイルでは個人主義はあまり好まれない傾向が強く、「和をもって尊しとなす」の文化で個人のビジネススキルが高いことよりも組織内の協調性の高さの方が重視され人事考課においても同様な評価をしている組織が多いのが実態です。従って、上司の顔色を気にしてイエスマンになることで自分の評価を高めようとする志のないサラリーマンが増殖した結果、杭の不正、会計の不正、燃費の不正などの不祥事が多発しているのだと思います。

「自分の一人でする仕事の中でも重要な仕事」を「自分一人の年間計画表」に書き出し日々眺めることを習慣化することで生産性向上が必ず実現出来きます。
更に日々のスケジューリングにおいて、「自分の一人でする重要な仕事」や「企画書作成」などの「自分一人でやる仕事」を手帳やスケジューラに書き込むことを今日から始めてみて下さい。専門知識が不足している人は「仕事にかかる時間」を正確に把握出来ないので書き込みに時間がかかったり、書き込んだ通りに完了出来ないことが多いです。それでも諦めずに書き込んでいくと時間が経つにつれ自分の専門知識のレベルに応じた必要な時間が把握出来るようになります。先ずは「自分一人でやる仕事」を「自分の一番仕事がはかどる時間帯(例えば午前9時から11時)」に記入して着手してみて下さい。1日の業務が終了した時の達成感が格段に高まるはずです。

弊社のHPでは仕事のさばき力を診断出来る「業務基礎スキル診断」を無料でご提供させていただいておりますので是非ご活用いただけますと幸甚でございます。(H.IGA)

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