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仕事に追われる日々からの脱出方法その1

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インターネット革命により情報洪水に押し流されて仕事をしている近年のオフィスワーカーは一つの仕事をこなすのにも多くの手間がかかるようになっています。ビジネスにおいてメールは最大のコミュニケーションツールとして定着しメールを利用しないで成立するビジネスは殆んどありません。メールは情報伝達や資料を送付するには非常に便利ですが、セキュリティ対策のために「password」を別送する手間がかかります。コピーした紙書類を郵送もしくは持参していた1990年代は取引先とのキャッチボールで投げた玉が帰って来るまで時間が日単位でかかっていましたが、今は数時間で帰って来てしまいます。加えて、紙書類のやり取りの時代でもFaxでのやり取りは頻繁にありましたがリターンは電話で返信が来るまで日単位を要していました。このように同じ仕事を成し遂げる工程でも手間が増えてかつスピードを要求される時代になっています。業務量は明らかにアナログ時代に比べて圧倒的に増加していて報酬は増えるのが当たり前なのに逆に減っているのが現実です。このような労働環境の下でモチベーションを高めていくことは非常に難易度が高いと思います。弊社の仕事のさばき方ノウハウの根底にある「自律性」を維持し高めるには非常にハードルの高い労働環境に現在の日本はあると思います。多くのオフィスワーカーは日々の仕事をこなすことで精一杯で先々を見据える余裕は殆んどないのが実態だと思います。時代の進化スピードが高速化している現代において「近い未来を予測すること」が生産性向上を促すと確信しておりますが、その遥か手前で大きな障害に阻まれているのが現実です。

弊社はこのような追い詰められている状況からの脱出方法をお伝えし一人でも多くの方がワークライフバランスを実現できるお手伝いをさせていただいております。

弊社のオフィスワーカーの方々からヒアリングデータでは日々の業務に占める「突発」の仕事が平均25%を占めています。1年で見れば実に3ヶ月間が突発対応の時間という驚きの事実です。従って、突発の仕事にキチンと対処するスキルを身に付けているといないとでは仕事のコントロール力に大きな開きが生じることになります。

それでは、突発にキチンと対処するスキルをお伝えします。手帳やスケジューラーに「他人とのアポイント(会議、商談、面接、視察、出張等)のみを記載している人がオフィスワーカーの90%です。そのようなスケージュール管理では空いているスペースは余っているように見えてしまいますが、実態は空いているスペース(時間)が「自分一人でやらなければならない仕事の時間(会議や商談の資料作りや報告書や企画書の作成等)なのですが、突発が発生すると空欄の時間に対応することになります。当然に「自分一人でやらなければならない仕事」の時間は削られることになります。従って、残業が多くなり仕事に追われている感が増大しストレスが増してゆくので能率は低下して行きます。

負のスパイラルが加速してワークアンコントロール状態に陥り脱出出来なくなり「仕事の遅延と質の低下」が慢性化することになり人事評価も下がりモチベーションは低下します。

よって、その脱出方法は「自分一人でやらなければならない仕事」を手帳やスケジューラーに考えられる限り書き込んでみることです。その際に担当業務の専門知識が高い人は「仕事に要する時間を正確に把握できます」ので書込みが容易に出来ます。専門知識が不足している人は必要時間が判断し難いので書込みが難しいですが、まずは書き込むことが重要です。書き込んだ時間で出来たかを振り返ることで必要時間を的確に予測出来るようになります。

そして、書き込んである「自分一人でやらなければならない仕事」の時間に突発が生じた時人はどう対処するでしょうか❓突発の仕事と「自分一人でやらなければならない仕事」の重要性と緊急性を総合的に勘案して何方を優先すべきかを悩み検討することが出来ます。ここが肝なのです。空欄であれば殆んどの人が突発の仕事に取りかかってしまいます。「自分一人でやらなければなら仕事」が記載されていれば、「他人に依頼する」とか「少し後廻しにして対応する」とかの選択肢が頭に浮かんできます。このような状態になって初めて「ワークコントロール」が出来るスタートラインに立っていると言えます。弊社のデータでは「自分一人でやらなければならない仕事の時間」は平均40%となっております。ご自分の手帳やスケジューラーを見つめ直して頂き40%未満の方は残業が慢性化しているか仕事の質の低下を招いているか仕事の遅延が頻発しているかいずれかの症状が出ていると思います。ただ、現実は40%あるかも把握出来ていない人が大半なので、40%と言われてもピンとこないと思いますので、1ヶ月間の業務のタイムログ(日々の業務の詳細な記録、電話した相手と分数、メールを処理した相手と分数、ネット検索した内容と分数など)を記録してご自分の業務の時間配分をキチンと把握することをお勧め致します。

弊社のHPで仕事のさばき力を診断できる無料診断サービスを提供しておりますので「気分転換」にご活用いただけますと有り難いです。(H.IGA)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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