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成功者は「To Do リスト」を使わずスケジューラーを駆使している

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「To Do リスト」を作って日々の仕事の進捗をマネジメントしているビジネスパーソンは多いと思います。仕事の進捗管理、忘備録、優先順位付けには効果があると思います。ただ、「To Do リスト」は日々修正をしてゆかなければ成果を発揮しませんので、その加筆修正作業の時間が結構必要です。Forbesの記事では、大富豪やオリンピック選手やオールAの学生は「To Do リスト」を作っていない事実があると記載しています。

 

その理由として①仕事(タスク)ごとの所要時間が分からないので短時間で終わりそうなタスクから着手しがちである。そのため時間のかかる仕事は終らないままにしがちでリストの約40%は未完のままとなっているデータがある。

 

②緊急と重要の区別をつけるのが難しい。人間の特性として重要な事より緊急性の事を優先する傾向が強いので重要なタスクがなされないことが多い。

 

③「To  Do  リスト」がストレスになる。ツァイガルニク効果として知られていますが、完了していない業務はどうしても頭から離れなくなり、日中は仕事に忙殺され、夜は未消化業務が気になり熟睡出来ないという症状です。以前のブログでも書きましたが仕事の生産性を上げる最大の要因は「 [睡眠の質と量]です。

 

解決策はスケジューラーにタスクを書き込み続けることがスタートラインです。スケジューラーの目盛りを15分単位に設定し一日7時間労働の場合28コマになります。

 

弊社のデータではホワイトカラーの人の場合、突発の仕事が1日に25%を占めていることが判明しています。従って、この28コマのうち突発対応で25%の7コマを確保してスケジューリングするだけで残業を抑止しやすくなります。突然の来客が多い人は自分で1週間に対応したい人数を予め決めて突発対応とは別に面談時間を30分(2コマ)にしてスケジューラーに面談しても良い時間に組み込んでおくと自分一人でやる重要な仕事を予定通り進めることが出来、重要な仕事の質の低下と遅延を阻止することができます。

 

自分一人でやらなければならない重要な仕事を事前に出来る限り把握しておければ、面談できる時間をやみくもに長く取らなくなり面談依頼者が1時間を希望しても30分しか面談出来ないと事前に告げることが出来ます。面談者は30分で話せるように内容を簡潔にまとめてくることになり密度の高い面談になります。時間をコントロールすることで長時間労働の削減とワークライフバランスの実現の両方が手に入ります。ただ、仕事の質を高めてかつ残業しないで仕事に取り組むことで大切なプライベートタイムを確保したいと願う強い心がなければ成果は期待出来ません。

 

 

 

 

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