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社内会議ばかりで仕事にならないと叫ぶ前に会議コストを意識しましょう。

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社内会議ばかりで仕事にならないと叫んでいる人が多くありませんか?新商品プロジェクトチーム会議、情報伝達共有会議、目標進捗確認会議、業務改革会議等様々な会議に翻弄され残業を余儀なくされているハードワーカーをよく見かけます。長時間に及ぶことも稀ではないのではないでしょうか?

会議コストを意識すると無駄な会議が減り会議時間も短くなります。給与・賞与はお客様のお役立ちが出来たから頂けるものです。当然ながら売上が給与・賞与になるわけではなく、利益(売上-原価)から配分されるのは十分に承知されていることです。

ところが、会議が原価であると意識して会議に臨んでいる人は意外に少ないのが現実だと思います。給与・賞与は労働者が得れるものですが会社が負担している人件費には社会保険料・労働保険料(給与・賞与の約13%)、交通費、福利厚生費、退職金引当金、各種手当等が含まれており給与・賞与の約1.5程度になってしまいます。

2015年正社員の平均年収は440万円(DODA調査データ)で年間労働時間2085.71時間(労働基準法、残業含まず)ですので、会社負担人件費を1.5倍の660万円/人とすると、時給換算では3164円にもなります。この数値はあくまで全国平均ですので所属する会社・組織により異なりますが、貰っている給与・賞与と比較すると高いと感じませんか。

会議に15人参加して2時間会議するコストは94920円にもなります。このような会議を毎週実施した場合、年間50回で4746000円です。その会議で議論した結果、それ以上の売上を上げられないと赤字になってしまします。あくまで平均年収をベースにしていますので、年収の高い管理職が同様の会議に多く参加すれば会議コストはモット高くなってしまいます。

議長は、会議をする前に会議の目的を吟味し、会議コストを計算して、出席メンバーを厳選し会議時間も最短になるように会議資料を事前配布する工夫で会議コストを削減することが可能です。会議を立って行っている会社がありますが、そのような取り組みも議題によっては合理的であると思います。また、会議をしている時間は「自分1人の仕事」が出来ないので残業が増える可能性が高いです。さらに、介護・育児を抱えている人は無駄な会議だと感じると前向きな意見も出さずに早く終わることばかり考えてしまうことがあります。

特に管理職の方が会議好き(話好き)の場合は非常に周囲に迷惑をかけているケースが多く生産性が低い組織となっている場合あります。会議をすればコミュニケーションが高まるような錯覚に陥っている管理職がまだ生きた化石のごとく生息しています。人の自慢話ほど聞きたくないものはないのに立場が上がると急にしだす哀れな人が少なくありません。

また、会議はプレゼンテーション能力を高める社内トレーニングの場でもあり、日本人特有の村八分意識の回避等の役割もあり会議を無くすことがベストであるとは思っていません。如何に無駄な会議を減らし「自分1人の仕事」をコントロールできる時間を多く創出してゆけるかがワークライフバランスの実現の近道であると確信しているからです。今日からでも会議コストを計算して会議開催を検討していただけると有難いです。

 

 

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